仕事の進め方の一例
初回診断はこのように進みます
ここでは、私たちの仕事の進め方の一例をご紹介します。ある一つの業務プロセスについての典型的な初回診断を示したもので、架空の例であり、実際のお客様の事例ではありません。
説明のための例 · 実在のお客様ではありません
社員約80名の卸売会社。顧客は見積を受け取るまでに3〜5日待たされており、オーナーは販売機会を逃していると感じています。
1 · お話を伺う
まず、オーナーや管理職の皆様との対話から始めます。お尋ねする質問の一部をご紹介します。
- 今年、最も重視している成果は何ですか。
- 顧客が待たされたり、不満を感じたりしているのはどこですか。
- 最も時間がかかっている業務、毎日繰り返している業務は何ですか。
- どの数字を見ていますか。その数字を信頼できますか。
- これまでに何を試し、どうなりましたか。
2 · 現場を見る
次に、実際に仕事をしている方々と一緒に座り、本来あるべき流れではなく、実際の流れのとおりに業務を図に描きます。この例では、業務フロー図は次のようになります。
- 顧客が価格を問い合わせる電話、Zalo、メールで
- 営業アシスタントが在庫を確認必ずしも最新ではないスプレッドシートで待ち：倉庫に電話で確認
- 管理職が価格を承認値引きを承認できるのは管理職のみ待ち：管理職はしばしば不在
- Wordで見積書を作成価格は手作業で転記手戻り：約5件に1件に誤り
- 見積書を送付依頼から3〜5日後
多くの場合、図がすべてを物語ります。遅れの大半は、作業ではなく待ち時間です。
3 · 指標を合意する
何かを変える前に、成功をどのように測るかを貴社と合意し、現在の状況を出発点として記録します。
| 指標 | 現在 | 試行で検証する目標 |
|---|---|---|
| 依頼から見積提出までの時間 | 3〜5日 | 1営業日以内 |
| 誤りのある見積 | 約5件に1件 | 20件に1件未満 |
| 見積作成にかかる社員の週当たり時間 | 約30時間 | 約15時間 |
数字は説明のための例です。実際の診断では、貴社自身の記録に基づきます。
4 · 選択肢を率直に比較する
続いて、おおよその費用、リスク、そしてそれぞれが貴社のチームに求めることを添えて、選択肢をお示しします。
A · 明確なルール
営業担当者が承認を待たずに標準的な値引きを提示できる、シンプルな承認ルール。費用はほとんどかかりません。
B · 信頼できる価格・在庫一覧をひとつに
倉庫が常に最新の状態に保ち、営業が信頼して使える共有の一覧表。費用は控えめです。
C · AIによる見積作成支援
依頼内容から見積書の下書きを作成し、担当者が確認して送付するツール。AとBが整って初めて、導入する価値があります。
AIが最初の一歩としてふさわしくない、とご助言することもあります。この例では、AとBで課題の大半がおそらく解決するでしょう。
5 · お渡しするもの
- 貴社の言語による簡潔な報告書：業務フロー図、合意した指標、選択肢
- 小規模で期間を限った試行一つについてのご提案
- その試行が貴社のチームに求めること、そしてその費用
- ご判断は貴社に：継続の義務は一切ありません