Một buổi đánh giá ban đầu diễn ra thế nào
Dưới đây chúng tôi giới thiệu một ví dụ về cách chúng tôi làm việc: minh họa một buổi đánh giá ban đầu điển hình cho một quy trình kinh doanh. Đây là ví dụ, không phải trường hợp khách hàng thực tế.
Một công ty phân phối với khoảng 80 nhân viên. Khách hàng phải chờ từ ba đến năm ngày để nhận báo giá, và chủ doanh nghiệp cảm thấy đang để mất đơn hàng.
1 · Lắng nghe
Chúng tôi bắt đầu bằng những cuộc trò chuyện với chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý. Một vài câu hỏi chúng tôi thường đặt ra:
- Kết quả nào quan trọng nhất với Quý vị trong năm nay?
- Khách hàng phải chờ đợi, hoặc phàn nàn, ở khâu nào?
- Công việc nào tốn nhiều thời gian nhất, và công việc nào lặp lại mỗi ngày?
- Quý vị theo dõi những con số nào, và Quý vị có tin vào chúng không?
- Trước đây đã thử những gì, và kết quả ra sao?
2 · Đến tận nơi
Sau đó, chúng tôi ngồi cùng những người trực tiếp làm việc và vẽ lại quy trình đúng như nó đang diễn ra, chứ không phải như nó được quy định. Trong ví dụ của chúng tôi, sơ đồ trông như sau:
- Khách hàng hỏi giáQua điện thoại, Zalo hoặc email
- Nhân viên hỗ trợ bán hàng kiểm tra tồn khoTrên một bảng tính không phải lúc nào cũng được cập nhậtChờ: gọi điện xuống kho
- Quản lý phê duyệt giáChỉ quản lý mới được duyệt chiết khấuChờ: quản lý thường vắng mặt
- Soạn báo giá bằng WordGiá được sao chép thủ côngLàm lại: khoảng một trong năm báo giá có lỗi
- Gửi báo giáBa đến năm ngày sau khi nhận yêu cầu
Bản thân sơ đồ thường đã nói lên tất cả: phần lớn sự chậm trễ là do chờ đợi, không phải do làm việc.
3 · Thống nhất thước đo
Trước khi thay đổi bất cứ điều gì, chúng tôi cùng Quý vị thống nhất cách đo lường thành công, và ghi nhận hiện trạng hôm nay làm điểm xuất phát.
| Thước đo | Hiện nay | Mục tiêu thử nghiệm trong thí điểm |
|---|---|---|
| Thời gian từ khi nhận yêu cầu đến khi gửi báo giá | 3–5 ngày | Trong vòng 1 ngày làm việc |
| Báo giá có lỗi | Khoảng 1/5 | Dưới 1/20 |
| Số giờ nhân viên dành cho báo giá mỗi tuần | Khoảng 30 | Khoảng 15 |
Số liệu minh họa. Trong một buổi đánh giá thực tế, số liệu được lấy từ chính hồ sơ của Quý vị.
4 · So sánh các phương án một cách khách quan
Tiếp theo, chúng tôi trình bày các phương án, kèm chi phí ước tính, rủi ro và những gì mỗi phương án đòi hỏi ở đội ngũ của Quý vị.
A · Quy định rõ ràng
Một quy định phê duyệt đơn giản, để nhân viên bán hàng có thể áp dụng mức chiết khấu tiêu chuẩn mà không phải chờ. Gần như không tốn chi phí.
B · Một danh sách giá và tồn kho đáng tin cậy
Một danh sách dùng chung, được kho cập nhật thường xuyên và bộ phận bán hàng có thể tin tưởng. Chi phí vừa phải.
C · Báo giá với sự hỗ trợ của AI
Một công cụ soạn thảo báo giá từ yêu cầu của khách hàng, để nhân viên kiểm tra và gửi đi. Chỉ đáng đầu tư khi A và B đã được thực hiện.
Đôi khi lời khuyên của chúng tôi là AI chưa phải bước đi đầu tiên phù hợp. Trong trường hợp này, A và B có lẽ đã giải quyết được phần lớn vấn đề.
5 · Quý vị nhận được gì
- Một báo cáo ngắn bằng ngôn ngữ của Quý vị: sơ đồ quy trình, các thước đo đã thống nhất và các phương án
- Đề xuất một dự án thí điểm nhỏ, có thời hạn
- Những gì dự án thí điểm đòi hỏi ở đội ngũ của Quý vị, và chi phí dự kiến
- Quyết định thuộc về Quý vị: không có nghĩa vụ phải tiếp tục