Hãy đến tận nơi

Phương pháp quản trị Nhật Bản thường bị coi là phức tạp, đầy thuật ngữ nước ngoài và biểu đồ treo tường. Nhưng về bản chất, phần lớn lại đơn giản một cách dễ chịu. Dưới đây là ba thói quen chúng tôi thấy hữu ích cho mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ.

Genba: quan sát nơi công việc diễn ra

Toyota mô tả “genchi genbutsu” là tự mình đến xem, ngay tại nơi vấn đề xảy ra. Không phải đọc báo cáo về nó; không phải nghe kể lại trong cuộc họp; mà là xuống xưởng, vào kho hay đứng ở quầy bán hàng và quan sát. Những chủ doanh nghiệp năng xuống tận nơi thường nhận ra trong mười phút điều mà báo cáo hằng tháng che khuất suốt một năm: một chiếc máy đang chờ nguyên liệu, một biểu mẫu được điền đến ba lần, một khách hàng phải chờ vì không ai cảm thấy đó là trách nhiệm của mình.

Kaizen: nhiều cải tiến nhỏ

Kaizen là cải tiến liên tục qua những bước nhỏ, do chính những người trực tiếp làm việc đề xuất và thực hiện. Cách làm này ít ồn ào hơn một dự án chuyển đổi lớn, và đó chính là thế mạnh của nó. Những thay đổi nhỏ ít tốn kém, nhanh chóng thử nghiệm và dễ dàng quay lại nếu không hiệu quả.

Có bằng chứng rõ ràng rằng những điều cơ bản như vậy thực sự quan trọng. Các nhà nghiên cứu từ Đại học Stanford, Trường Kinh tế London (London School of Economics) và Ngân hàng Thế giới đã tiến hành một thử nghiệm cẩn trọng với các nhà máy dệt tại Ấn Độ. Những nhà máy được hỗ trợ áp dụng các thực hành đơn giản, như giữ nơi làm việc ngăn nắp, ghi nhận lỗi và theo dõi tồn kho, đã tăng năng suất khoảng 17% ngay trong năm đầu. Điều đáng chú ý là khi các thực hành này sau đó bị bỏ dở, lý do phổ biến nhất là người quản lý khởi xướng chúng đã rời đi. Thói quen tốt cần có người gìn giữ.

Hō-ren-sō: báo cáo, thông tin, tham vấn

Tại nhiều công ty Nhật Bản, nhân viên được học “hō-ren-sō”: báo cáo tiến độ, thông tin cho đồng nghiệp khi có thay đổi, và tham vấn trước khi vấn đề trở nên lớn. Thói quen này giúp mọi người cùng nhịp và tránh những bất ngờ không mong muốn. Nếu áp dụng chưa khéo, nó có thể biến thành quản lý vi mô, khi mọi quyết định nhỏ đều bị đẩy lên cấp trên. Nếu áp dụng tốt, nó xây dựng niềm tin theo cả hai chiều: người quản lý nắm được tình hình, còn đội ngũ biết rằng mình có thể nêu vấn đề sớm mà không bị trách móc.

Bắt đầu từ việc nhỏ

Không ý tưởng nào trong số này đòi hỏi phần mềm mới hay ngân sách lớn. Chúng đòi hỏi sự quan tâm, tính nhất quán và một người quản lý luôn giữ được sự chú tâm. Đó cũng là lý do chúng phát huy hiệu quả ở Việt Nam không kém gì ở Nhật Bản: chúng tôn trọng những người trực tiếp làm việc, và xây dựng trên những gì đã có sẵn.