Trước khi mua phần mềm

Việt Nam rất nhiệt tình với công nghệ, và điều đó hoàn toàn chính đáng. Người tiêu dùng Việt Nam thuộc nhóm năng động nhất trên môi trường số ở Đông Nam Á, và một khảo sát do Amazon Web Services thực hiện năm 2025 cho thấy khoảng 18% doanh nghiệp Việt Nam đã sử dụng trí tuệ nhân tạo, tăng từ 13% một năm trước đó. Tuy nhiên, cũng khảo sát này cho thấy phần lớn doanh nghiệp mới chỉ sử dụng ở mức cơ bản, và trở ngại phổ biến nhất là thiếu nhân sự có kỹ năng.

Nói cách khác, mua công nghệ là phần dễ. Để công nghệ tạo ra giá trị thì cần nhiều hơn thế.

Những con số nói gì

Các dự án công nghệ lớn vốn nổi tiếng là khó điều hành. Một nghiên cứu của McKinsey và Đại học Oxford trên hơn năm nghìn dự án CNTT cho thấy các dự án lớn vượt ngân sách trung bình 45% và mang lại giá trị thấp hơn đáng kể so với kỳ vọng. Trong một khảo sát khác của McKinsey, chưa đến một phần năm các chương trình chuyển đổi số được ghi nhận là vừa cải thiện hiệu quả vừa duy trì được sự cải thiện đó. Điều đáng chú ý là các tổ chức nhỏ hơn lại báo cáo kết quả tốt hơn các tổ chức lớn. Quy mô và độ phức tạp tự thân đã là rủi ro.

Quy trình trước, công nghệ sau

Sai lầm phổ biến nhất chúng tôi gặp là tự động hóa một quy trình vốn chưa vận hành tốt. Một thủ tục phê duyệt rối rắm không trở nên rõ ràng chỉ vì được chuyển vào một ứng dụng; nó chỉ rối rắm nhanh hơn. Vì vậy, trước khi chọn bất kỳ hệ thống nào, nên vẽ lại công việc thực sự đang diễn ra thế nào, loại bỏ các bước không cần thiết và thống nhất ai chịu trách nhiệm việc gì.

Bắt đầu từ một vấn đề có thật

Thay vì một chương trình trên toàn công ty, hãy chọn một vấn đề đang tốn thời gian hoặc tiền bạc mỗi tuần: báo giá mất quá nhiều thời gian, số liệu tồn kho không bao giờ thật khớp, báo cáo đến sau khi quyết định đã được đưa ra. Thử một giải pháp vừa phải, đo lường sự khác biệt và rút kinh nghiệm. Nếu hiệu quả, hãy mở rộng. Nếu không, Quý vị mất rất ít mà học được nhiều.

Đầu tư cho con người cũng như cho công cụ

Hệ thống tốt nhất cũng ít giá trị nếu không ai tự tin sử dụng nó. Đào tạo, một người phụ trách rõ ràng cho mỗi công cụ và sự kiên nhẫn trong những tháng đầu quan trọng không kém bản quyền phần mềm. Đặc biệt với AI, hiệu quả sẽ đến với những nhân viên hiểu công việc đủ sâu để đặt câu hỏi đúng và kiểm tra câu trả lời.

Được sử dụng theo cách này, công cụ số và AI không phải là một bước nhảy vào điều chưa biết. Chúng trở thành thêm một cách thiết thực để mỗi tháng làm tốt công việc hơn một chút.